Dänisches Ministerium beendet Collabora-Pilot im Office-Alltag

Eine Bürosoftware kann die nötigen Funktionen mitbringen und trotzdem beim täglichen Arbeiten Probleme machen. Das musste auch das zuständige dänische Digitalisierungsressort bei seinem Versuch mit Collabora Office feststellen. Beschäftigte berichteten über Schwierigkeiten mit Absatzformatierungen, leeren Seiten und der Änderungsverfolgung. Der Pilot wurde beendet. Der Fall macht greifbar, wo ein Office-Wechsel teuer an Arbeitszeit werden kann: beim Weiterbearbeiten vorhandener Dokumente.

Dabei ging es um einen begrenzten Versuch mit 38 Beschäftigten, nicht um eine landesweite Ablösung von Microsoft Office. Das ist eine wichtige Unterscheidung. Aus dem Abbruch lässt sich kein Urteil über sämtliche Open-Source-Pläne Dänemarks ableiten. Er liefert aber konkrete Hinweise darauf, welche Alltagshürden eine solche Migration nehmen muss.

38 Beschäftigte, ein anderer Büroalltag

Gestartet wurde das Projekt am 19. Juni 2025. Die beteiligten Beschäftigten sollten von Microsoft Office auf Collabora Office wechseln. Das zuständige Ressort wurde später umbenannt. Der Versuch stand im Zusammenhang mit dem Ziel, die Abhängigkeit von US-amerikanischen Technologieanbietern zu verringern.

Für die Beschäftigten musste daraus ein brauchbarer Arbeitsplatz werden. Dokumente öffnen, Absätze bearbeiten, Korrekturen nachvollziehen: Solche Aufgaben müssen auch nach einem Softwarewechsel verlässlich funktionieren. Eine andere Lizenz oder ein offener Entwicklungsansatz nimmt diesen Anspruch nicht weg.

Collabora sollte zudem in das zentrale Fallbearbeitungssystem F2 des Herstellers cBrain eingebunden werden. Es ging also um mehr als den Austausch eines Programms auf dem Desktop. Die Bürosoftware musste in einen bestehenden Verwaltungsablauf passen. Ob und welchen Anteil diese Einbindung an den Schwierigkeiten hatte, ist damit noch nicht geklärt.

Formatierung ist keine Nebensache

Die berichteten Probleme betrafen Stil- und Absatzformatierungen, unerwartete leere Seiten sowie die Nachverfolgung von Änderungen. Besonders beim Umgang mit Microsoft-Office-Dokumenten gab es Schwierigkeiten. Das sind keine bloßen Geschmacksfragen zur Oberfläche. Sie betreffen das Ergebnis, das Beschäftigte abgeben und mit anderen bearbeiten müssen.

Verrutscht ein Absatz, muss jemand nacharbeiten. Taucht eine zusätzliche leere Seite auf, braucht es eine Kontrolle. Solche Korrekturen mögen einzeln klein sein. In einem Arbeitsablauf mit wiederholten Bearbeitungsrunden können sie den Nutzen einer Umstellung aufzehren. Wie viel zusätzliche Arbeit im dänischen Pilot tatsächlich anfiel, lässt sich allerdings nicht beziffern.

Bei der Änderungsverfolgung liegt die Hürde noch höher. Wer einen gemeinsam bearbeiteten Text prüft, muss erkennen können, was geändert wurde. Wird diese Funktion zwischen den eingesetzten Programmen nicht zuverlässig übertragen, entsteht zusätzlicher Prüfbedarf. Für eine Behörde ist das ein wichtigerer Maßstab als die Frage, ob sich ein Dokument überhaupt öffnen lässt.

Der Wechsel hängt am Dokumentbestand

Genau hier sitzt die praktische Bindung an eine etablierte Office-Umgebung. Eine Alternative muss mit den Dateien zurechtkommen, die bereits vorhanden sind und weiter ausgetauscht werden. Ein neues, direkt in der Ersatzsoftware erstelltes Dokument ist dafür nur ein begrenzter Test. Schwieriger wird es beim Wechsel zwischen Programmen und bei mehrfach überarbeiteten Dateien.

Der dänische Fall spricht deshalb dafür, eine Migration anhand vollständiger Arbeitsabläufe zu beurteilen. Ein Dokument müsste beispielsweise geöffnet, geändert, zur Korrektur weitergegeben und anschließend erneut geprüft werden. Entscheidend wäre, ob Inhalt, Gestaltung und Bearbeitungsstand dabei verlässlich erhalten bleiben. Das ist eine praktische Prüfanforderung, kein Nachweis dafür, wie der Pilot vorbereitet wurde.

Auch andere europäische Verwaltungen verfolgen Open-Source-Ansätze, darunter Initiativen in Frankreich, den Niederlanden und Schleswig-Holstein. Die dänischen Erfahrungen sind für solche Vorhaben als Warnsignal brauchbar. Eine pauschale Aussage, dass dieselben Probleme überall auftreten müssen, tragen sie nicht.

Ohne saubere Auswertung bleibt die Ursache offen

Mikkel Flyberbom, Professor an der Copenhagen Business School, kritisierte die fehlende ordnungsgemäße Evaluierung des Pilotprojekts. Das begrenzt die Aussagekraft des Abbruchs erheblich. Die Beschwerden benennen konkrete Schwachstellen im Alltag. Sie erklären noch nicht sauber, wie diese entstanden sind.

Ohne eine solche Auswertung lässt sich nicht belastbar trennen, welchen Anteil die Software, bestimmte Dokumente oder die konkrete Einbindung in die Arbeitsumgebung hatten. Auch über die Rolle von Vorbereitung und Schulung lässt sich daraus kein sicheres Urteil ableiten. Der Abbruch allein ist kein umfassender Produkttest von Collabora Office.

Für Nutzer bleibt dennoch eine klare Lehre: Eine Office-Alternative muss sich an den eigenen Dateien und Bearbeitungswegen bewähren. Im dänischen Ministerium gab es genau dort Beschwerden. Digitale Unabhängigkeit ist ein nachvollziehbares Ziel. Im Arbeitsalltag braucht sie Dokumente, deren Formatierung und Korrekturstand auch nach dem nächsten Öffnen noch stimmen.